Kokouksia vaaditaan päivittäin mistä tahansa yrityksestä tai organisaatiosta. Päätöksentekohetkellä ne ovat paras vaihtoehto pomoille ja alaisilleen koordinoida toimia ja tehdä käytännön johtopäätöksiä, jotka takaavat odotetut tulokset.
Mutta ajan myötä kokouksesta voi tulla haitallista, kun se siirtyy pois keskustelun keskipisteestä ja pyörii satunnaisten aiheiden ympärillä, joilla ei ole mitään lisää ongelmanratkaisuun. Jotta tätä ei tapahdu, tarvitaan joitain asenteita. Katso kymmenen vinkkiä työtapaamisten tehostamiseksi.
1? Aikatauluajat (ja yritä kunnioittaa niitä)
Kun soitat kokoukseen, aseta aloitus- ja lopetusaika. Tämä antaa sidosryhmille mahdollisuuden ajoittaa oikein ja estää kokousta laajentamasta sitä, mikä on tarpeen. Aseta ajat ottamalla huomioon keskusteltava aihe ja kutsuttavien ihmisten määrä. Kunnioita lopuksi näitä aikoja.
2? Vältä turhia kokouksia
Jos ongelma koskee vain yhtä henkilöä, mutta sinä, sinun ei tarvitse perustaa kokousta sen ratkaisemiseksi. Istu muiden mukana olevien kanssa ja keskustele nopeasti asiaan liittyvistä tekijöistä. Suunnittele kokous vain silloin, kun on välttämätöntä yhdenmukaistaa ideoita tai kehittää ratkaisuja tiettyyn aiheeseen.
3? Lähetä esityslista osallistujille etukäteen
Laadi luettelo kokouksen aikana käsiteltävistä aiheista ja välitä se osallistujille. Tämä antaa heille mahdollisuuden valmistautua ja lyhentää keskusteluaikaa, kun jokainen vie omat aiemmin ajatellut ideansa. Yritä olla pakenematta esityslistalta, jotta et pidentäisi aikaa.
4 Toimi kuin todellinen johtaja
Asioiden hallitsemiseksi sinun on oltava vakaa pulssi. Sinun ei tarvitse olla autoritaarinen, mutta älä anna ihmisten häiritä tai päästä eroon ydinkysymyksestä. Paitsi, että anna ideoiden ajaa vapaasti, jotta kaikki voivat hyödyntää keskustelua parhaalla mahdollisella tavalla.
5? Pidä kirjaa
Aiheesta riippuen voi olla, että ihmiset tuntevat olevansa iloisia tai lannistuneita. Silti sinun on pysyttävä rauhallisena mielialan rauhoittamiseksi tai mahdollisten jännitteiden hallitsemiseksi. Yritä ymmärtää toistensa näkökulmia harmonian ylläpitämiseksi.
6 Hallitse aikaa
Jotta kaikilla on mielipiteensä, älä anna yhden henkilön monopolisoida aikaa. Aseta kullekin henkilölle rajoitus mielipiteensä esittämiseen ja vihje sitten varovasti, että on aika antaa muiden ihmisten puhua siitä.
7 Ole valmis
Sinun on myös oltava valmistautunut kokoukseen. Ennen sitä tarkista kyseinen esityslista ja kirjoita tärkeimmät ideasi siitä. Mene kokoukseen aiemmin arvioitujen ideoiden tai ratkaisujen kanssa, jotka ovat valmiita puolustamaan niitä.
8 Opi kuuntelemaan
Vaikka olet mennyt kokoushuoneeseen täysin vakuuttuneena siitä, että ideasi sopivat parhaiten ongelmien ratkaisemiseen tai tulosten saavuttamiseen, anna, mitä muilla osallistujilla on mahdollisuus sanoa. Kun kokous kutsutaan koolle, kaikkien mielipiteet kuullaan ja yhteinen nimittäjä voidaan saavuttaa: jos haluat päättää itse, sinun ei tarvitse tavata muiden ihmisten kanssa.
9 Käytä visioita
Ilmoita ideasi selkeästi diojen ja muiden visuaalisten apuvälineiden avulla, jotta muut osallistujat näkevät ne parhaalla mahdollisella tavalla, etenkin kun käsitellään tietoja tai numeroita. Vain puhe voi tulla väsyttävä ja häiritsemään asianosaisia.
10? Katso mitä puhuttiin
Keskustele keskustelun lopussa muiden kanssa, mitä keskusteltiin ja mitä päätöksiä tehtiin. Lähetä sitten nämä tiedot heille. Tämän avulla näet paremmin kokouksen tulokset.
KYMMENEN Windows 10 Vinkkiä! (Maaliskuu 2024)
- Ura ja talous
- 1,230
